Năm 2020 đã khiến cho các văn phòng/công ty luật đối mặt nhiều thách thức trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Những thách thức này vẫn tiếp tục tồn tại giữa tình hình các ca nhiễm COVID-19 đang không ngừng tăng lên.
Trong khi chưa có kịch bản chắc chắn cho năm 2021 thì bây giờ – ngay lúc luật sư đang lướt mắt trên những dòng này đây – chính là thời điểm tốt nhất để suy nghĩ về việc thiết kế các dịch vụ pháp lý sao cho phù hợp với hoàn cảnh hiện tại đồng thời bắt kịp xu hướng với tương lai hậu đại dịch.
Hầu hết các văn phòng/công ty luật đã điều chỉnh cách thức hoạt động của họ theo mọi cách có thể, phần lớn tích cực áp dụng công nghệ điện toán đám mây hơn để hỗ trợ công việc từ xa – giữa luật sư và khách hàng. Điều mà nhiều văn phòng/công ty cũng đang nhận ra là những thay đổi này có thể sẽ diễn ra một cách vừa lâu dài vừa không thể đảo ngược.
Dưới đây là một số phát hiện từ Báo cáo xu hướng pháp lý gần đây của Clio, dựa trên dữ liệu tổng hợp và ẩn danh từ hàng chục nghìn chuyên gia pháp lý ở Hoa Kỳ – và cũng nên được xem xét kỹ lưỡng trong bối cảnh Việt Nam hiện tại.
Báo cáo được công bố vào tháng 10 năm 2020 tại Hội nghị trực tuyến Clio, được tổ chức online cho hơn 4.500 người tham dự trên toàn thế giới. Trong bài viết dưới đây, ba điểm nổi bật rút ra từ báo cáo này sẽ được trình bày chi tiết nhằm giúp cho các luật sư điều hành công ty luật/ văn phòng luật sư có định hướng cụ thể hơn khi lập kế hoạch phát triển cho năm 2021.
1.Các luật sư tiếp tục gặp khó khăn về doanh thu
Theo nghiên cứu đang được thực hiện của Clio về tác động của COVID-19 đối với các văn phòng/công ty luật, mặc dù thu nhập hàng tháng của các công ty này không nhiều bằng thu nhập cùng quý năm 2019 nhưng nhiều luật sư nhận thấy rằng công việc của họ đã có sự phục hồi đáng kể từ khi bắt đầu đại dịch COVID-19.
Điều này có thể liên quan đến hệ thống tòa án (Toà án không đưa ra xét xử các vụ án trong thời gian phong toả) và nhiều khách hàng tiềm năng phân vân có nên chi cho các dịch vụ pháp lý trong thời điểm khó khăn kinh tế vì đại dịch hay không.
Vậy, thực tế trên có ý nghĩa như thế nào đối với các văn phòng/công ty luật?
Thứ nhất, phải chuẩn bị sẵn sàng cho mọi khả năng có thể xảy ra vì ngay khi thời cơ đến, những ai đã chuẩn bị kĩ sẽ chiếm ưu thế vượt trội. Những khách hàng đang trì hoãn việc giải quyết các vấn đề pháp lý của mình cuối cùng cũng phải tìm kiếm sự hỗ trợ và các luật sư sẵn sàng nhất – những người luôn theo sát diễn biến thời cuộc sẽ là những người có vốn hiểu biết cũng như kinh nghiệm sâu sắc nhất, và vì thế cũng là những luật sư đáng tin cậy nhất.
Thứ hai, mỗi luật sư cần xác định và hỗ trợ cho những vụ việc mà khách hàng vẫn đang theo đuổi. Mặc dù thắt chặt chi tiêu, nhiều khách hàng luôn sẵn sàng trang trải chi phí và theo đuổi đến cùng những vụ việc mà họ đang nhờ luật sư giải quyết cho họ.
2.Khách hàng dựa vào công nghệ nhiều hơn bao giờ hết
Khách hàng đã trở nên quen thuộc hơn với công nghệ trong thời kỳ đại dịch và đang sử dụng nó nhiều hơn bao giờ hết. Dữ liệu từ Báo cáo Xu hướng Pháp lý của Clio cho biết:
- 50% khách hàng nói rằng họ cảm thấy thoải mái hơn với công nghệ.
- 52% nói rằng họ đang sử dụng công nghệ nhiều hơn.
- 58% nói rằng công nghệ hiện nay quan trọng hơn đối với họ so với trước đại dịch.
- 53% nói rằng công nghệ điện toán đám mây là một tiện ích không thể thiếu đối với họ.
Sự thay đổi này rất đáng kể vì nó báo hiệu rằng khách hàng trong lĩnh vực pháp lý đã điều chỉnh hành vi để phù hợp với yêu cầu của hoàn cảnh hiện tại. Điều này cũng vô hình tạo nên kỳ vọng của họ khi làm việc với các văn phòng/công ty luật.
Khi khách hàng áp dụng các công nghệ này, họ cũng dần quen với sự dễ dàng và tiện lợi của chúng. Luật sư cũng thấy phần mềm họp mặt trực tuyến phát huy tác dụng của nó hiệu quả như thế nào trong khoảng thời gian vừa rồi phải không? Nhờ các giải pháp thông minh này, chúng ta có thể kết nối trực tiếp mà không cần rời khỏi nhà hoặc văn phòng của mình. Việc này làm giảm đáng kể lượng thời gian mà trước đây chúng ta chỉ dành để di chuyển. Từ đó, công nghệ cho phép chúng ta linh hoạt và chủ động hơn trong bối cảnh phải tương tác với rất nhiều đối tác khác nhau trong công việc lẫn cuộc sống cá nhân.
Những ưu điểm tương tự cũng thể hiện rõ trong quy trình làm việc không giấy tờ nói chung: nhanh chóng và dễ dàng, khả năng lưu trữ hồ sơ liên lạc rõ ràng, chính xác.
3.Dịch vụ pháp lý trực tuyến phải là một phần trong lộ trình phát triển năm 2021 của mọi văn phòng/công ty luật
Trong tương lai, các luật sư nên áp dụng phương pháp tiếp cận trên nền tảng đám mây để quản lý văn phòng/công ty luật của họ.
Khi xem xét dữ liệu của Clio, rõ ràng là khách hàng không mấy hứng thú với việc tương tác trực tiếp với các nhà tư vấn tại văn phòng của họ. Giờ đây, họ không chỉ được trang bị để gặp mặt trực tuyến (ví dụ, qua Zoom, Google Hangout,…), thanh toán online không bằng tiền mặt và các hình thức liên lạc trực tuyến khác, mà còn cố gắng tìm kiếm những trải nghiệm này thường xuyên hơn.
Những xu hướng này có thể sẽ tiếp tục trong những tháng tới và thậm chí là sau khi hết đại dịch.
Khi hình dung về tương lai của hoạt động pháp lý tại công ty luật/văn phòng luật sư mà luật sư điều hành, điều cốt lõi cần ghi nhớ đó là các tiêu chuẩn cơ sở hạ tầng cho công nghệ phải luôn được cải tiến theo hướng linh hoạt hơn, an toàn hơn và dễ thiết lập hơn.
Xây dựng cách thức vận hành linh hoạt sẽ đảm bảo rằng luật sư luôn trong tâm thế sẵn sàng để hỗ trợ khách hàng cả trực tuyến lẫn trực tiếp, đồng thời đảm bảo cho nhân viên làm việc từ xa một cách an toàn.
Ngọc Anh
(theo The Law Society)